Είκοσι δύο (22) επιπλέον κρίσιμα στοιχεία-πληροφορίες θα πρέπει να περιέχουν υποχρεωτικά στο εξής οι φάκελοι που συγκροτούν και διατηρούν οι αναθέτουσες αρχές δημοσίων συμβάσεων σχετικά με τη διαδικασία των διαγωνισμών που διενεργούν και την κατακύρωσή τους (των συμβάσεων).
Η απόφαση για τα πρόσθετα στοιχεία, δηλαδή πέραν αυτών που ήδη ορίζει το άρθρο 45 του νόμου 4412/2016, υπογράφεται από τον ΥΠΑΝ, Τάκη Θεοδωρικάκο, με προφανή στόχο την πλήρη «ιχνηλάτηση» των διαδικασιών με τις οποίες ανατίθενται οι δημόσιες συμβάσεις. Σημειώνεται πως το ετήσιο ύψος των δημοσίων συμβάσεων ανέρχεται στα 17 δισ. ευρώ. Πρόβλημα αποτελεί ο μεγάλος όγκος των απευθείας αναθέσεων που υπερβαίνουν το 70% του συνόλου και η αξία τους τα 2 δισ. ευρώ.
Βάσει του άρθρου 45 του ν. 4412/2016, οι αρμόδιες αναθέτουσες αρχές θα πρέπει να διατηρούν τους φακέλους με όσα στοιχεία προβλέπονται για πέντε έτη. Η υποχρέωση για την τήρηση περισσότερων στοιχείων έχει άμεση σχέση με την προσπάθεια εξορθολογισμού του «πεδίου» των δημοσίων συμβάσεων και θα πρέπει να σημειωθεί ότι η βελτίωση του θεσμικού πλαισίου και ο τρόπος ανάθεσης αποτελούν ένα από τα ορόσημα για την εκταμίευση των κονδυλίων του Ταμείου Ανάκαμψης.
Μάλιστα, το σχετικό ορόσημο με τίτλο «επαγγελματοποίηση των δημοσίων συμβάσεων» συμπεριλαμβάνεται στα 43 ορόσημα για την υποβολή του έκτου αιτήματος πληρωμής που το ΥΠΕΘΟΟ έχει ανακοινώσει ότι θα πραγματοποιήσει στο τέλος Απριλίου ή στις αρχές Μαΐου.
Σύμφωνα με την απόφαση του κ. Θεοδωρικάκου, πέραν από τα όσα ήδη προβλέπονται από το άρθρο, το περιεχομένο του φακέλου δημόσιας σύμβασης που συγκροτείται και τηρείται από τις αναθέτουσες αρχές πρέπει να περιλαμβάνει τα παρακάτω πρόσθετα στοιχεία:
- Τις δημοσιεύσεις πράξεων σε ενωσιακό ή και εθνικό επίπεδο, κατά περίπτωση, συμπεριλαμβανομένων και των δημοσιεύσεων που αφορούν τροποποιήσεις των εν λόγω πράξεων,
- τα εγκεκριμένα αιτήματα των αναθετουσών αρχών,
- όλα τα έγγραφα της διαδικασίας ανάθεσης της σύμβασης,
- την ειδική πρόσκληση της αναθέτουσας αρχής προς ενδιαφερόμενους οικονομικούς φορείς για συμμετοχή τους σε διαβούλευση, στην περίπτωση που αυτή είναι ανοιχτή και η πρόσκληση έχει αναρτηθεί στο ΟΠΣ ΕΣΗΔΗΣ και στην ιστοσελίδα της αναθέτουσας αρχής,
- το αρχείο της επικοινωνίας που λαμβάνει χώρα μεταξύ της αναθέτουσας αρχής και των ενδιαφερόμενων οικονομικών φορέων στο πλαίσιο διενεργούμενης διαβούλευσης, ανεξαρτήτως του τρόπου (δημόσια/ ανοιχτή κλειστή) και του μέσου διεξαγωγής της (ηλεκτρονικά, έγχαρτα, τηλεφωνικά ή διαδικτυακά),
- όλες τις διοικητικές πράξεις (αποφάσεις) που εκδίδονται από το αρμόδιο αποφαινόμενο όργανο της αναθέτουσας αρχής, στο στάδιο της ανάθεσης και εκτέλεσης της σύμβασης, συμπεριλαμβανομένων και των τροποποιήσεων αυτών,
- τις προσφορές που υποβάλλονται από τους οικονομικούς φορείς στη διαδικασία ανάθεσης της σύμβασης, καθώς και τα δικαιολογητικά και λοιπά στοιχεία που περιλαμβάνονται σε αυτές, συμπεριλαμβανομένων και των δικαιολογητικών του προσωρινού αναδόχου (δικαιολογητικά κατακύρωσης),
- τα δικαιολογητικά, έγγραφα και λοιπά στοιχεία που συναρτώνται με τη σύμβαση και προσκομίζονται από τον ανάδοχο αυτής, συμπεριλαμβανομένων και των προσκομιζόμενων εγγυητικών επιστολών,
- τις αποφάσεις συγκρότησης γνωμοδοτικών και εισηγητικών οργάνων, στο στάδιο της ανάθεσης και εκτέλεσης της σύμβασης, καθώς και τα πρακτικά γνωμοδότησης και λοιπά έγγραφα αυτών, συμπεριλαμβανομένων και των πρωτοκόλλων παραλαβής της σύμβασης,
- τα έγγραφα επικοινωνίας της αναθέτουσας αρχής με τους οικονομικούς φορείς στο στάδιο ανάθεσης της σύμβασης και ιδίως τα έγγραφα για την εφαρμογή των άρθρων 102 και 103 του ν. 4412/2016, κατά περίπτωση, σχετικά με τη συμπλήρωση/αποσαφήνιση πληροφοριών και δικαιολογητικών,
- τα έγγραφα επικοινωνίας/ αλληλογραφίας της αναθέτουσας αρχής με τον προσωρινό ανάδοχο μέχρι την οριστικοποίηση της απόφασης ανάθεσης, καθώς και τα έγγραφα επικοινωνίας με τον ανάδοχο, στο στάδιο της εκτέλεσης της σύμβασης,
- τις πράξεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου επί του προληπτικού (προσυμβατικού) ελέγχου νομιμότητας της σύμβασης/συμφωνίας πλαίσιο, συμπεριλαμβανομένων και αυτών που αφορούν προσυμβατικό έλεγχο σύμβασης/συμφωνίας πλαίσιο που τροποποιείται,
- τις διοικητικές και δικαστικές προσφυγές που ασκούνται, κατά περίπτωση, στο στάδιο ανάθεσης και εκτέλεσης της σύμβασης, καθώς και όλες τις αποφάσεις και λοιπά έγγραφα που συναρτώνται με αυτές,
- την πράξη παροχής σύμφωνης γνώμης διοικητικού οργάνου που συναρτάται με τη νομιμότητα της διαδικασίας ανάθεσης της σύμβασης,
- το υπογεγραμμένο συμφωνητικό της σύμβασης/ συμφωνίας πλαίσιο,
- τα έγγραφα αποδέσμευσης και επιστροφής των εγγυητικών επιστολών,
- τις εντολές πληρωμής της σύμβασης και
- τη βεβαίωση του αποφαινόμενου οργάνου της αναθέτουσας αρχής περί πλήρωσης των προϋποθέσεων για την καταβολή αποζημίωσης σε μέλη γνωμοδοτικού οργάνου, στο στάδιο της ανάθεσης της σύμβασης. Για τις εκτελεστικές συμβάσεις, που ανατίθενται δυνάμει Συμφωνίας Πλαίσιο και Δυναμικού Συστήματος Αγορών, το παραπάνω περιεχόμενο του φακέλου δημόσιας σύμβασης αφορά κι αυτές. Επιπρόσθετα στοιχεία Ειδικά για τις Εθνικές Κεντρικές Αρχές Αγορών (ΕΚΑΑ), που διενεργούν κεντρικές και επικουρικές δραστηριότητες αγορών, ο φάκελος δημόσιας σύμβασης περιλαμβάνει, επιπροσθέτως των παραπάνω σχετικών στοιχείων, τα εξής:
- την υπουργική απόφαση (Υ.Α.), που εκδίδεται σχετικά με τη ρύθμιση θεμάτων κεντρικών και επικουρικών δραστηριοτήτων αγορών από την ΕΚΑΑ, συμπεριλαμβανομένων και των τροποποιήσεων αυτής,
- την Υ.Α. που εκδίδεται και αποτελεί τη νομική βάση για τη διενέργεια μιας διαδικασίας ανάθεσης σύμβασης από την ΕΚΑΑ, για λογαριασμό λοιπών αναθετουσών αρχών, συμπεριλαμβανομένων και των τροποποιήσεων αυτής,
- την αλληλογραφία και λοιπά έγγραφα επικοινωνίας της ΕΚΑΑ με τις αναθέτουσες αρχές, στο στάδιο της προετοιμασίας (σχεδιασμού), ανάθεσης και εκτέλεσης δημόσιας σύμβασης, που αποτελεί αντικείμενο δραστηριότητας αγοράς της ΕΚΑΑ και
- τα αιτήματα αναθετουσών αρχών προς την ΕΚΑΑ για παροχή επικουρικής δραστηριότητας αγοράς.
