Το έγκυρο οικονομικό περιοδικό The Economist έχει θέσει τα προσωπικά δεδομένα στην κορυφή των πολυτιμότερων πόρων του κόσμου —πιο ψηλά ακόμη και από το πετρέλαιο— και η επιλογή αυτή βασίστηκε στο γεγονός ότι τα δεδομένα αποτελούν τον μοχλό ανάπτυξης μιας νέας ψηφιακής οικονομίας.
Με τη συνεχώς αυξανόμενη αξία των προσωπικών δεδομένων, αυξάνονται παράλληλα τα αιτήματα σχετικά με τον τρόπο επεξεργασίας τους. Ο νομοθετικός κόσμος έχει ήδη θέσει τη συμμόρφωση ως πρώτη προτεραιότητα της επιχειρηματικής ατζέντας, ξεκινώντας με τον γενικό κανονισμό για την προστασία δεδομένων (GDPR) της Ε.Ε. που ισχύει από τον Μάιο του 2018
Ο GDPR απαιτεί από τις επιχειρήσεις να εφαρμόσουν νέους κανόνες που διασφαλίζουν την αξιοπιστία των συστημάτων και των υπηρεσιών που επεξεργάζονται πληροφορίες ιδιωτικού χαρακτήρα, τη δυνατότητα των επιχειρήσεων να ανακτούν και να αποκτούν πρόσβαση σε δεδομένα σε περίπτωση παραβίασης, καθώς και στις συχνές δοκιμές και αξιολογήσεις αποδοτικότητας.
Παρά τις αλλαγές αυτές, πάνω από το 50% των οργανισμών που επηρεάζονται από τη συγκεκριμένη νομοθεσία εξακολουθούν να μην συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις – όπως έδειξε η έρευνα της Gartner – με αποτέλεσμα όχι μόνο να διακινδυνεύουν την εμπιστοσύνη των καταναλωτών τους, αλλά και την ίδια τους την ύπαρξη. Επομένως, η συμμόρφωση είναι επιβεβλημένη και θα πρέπει να κινηθεί σε συγκεκριμένες παραμέτρους.
Οι νέες υποχρεώσεις της επιχείρησης
Κάθε επιχείρηση θα πρέπει πλέον να δίνει σαφείς απαντήσεις στα εξής ερωτήματα: Γιατί συλλέγονται οι πληροφορίες; Ποιος τις συλλέγει; Πού θα αποθηκευτούν; Πώς θα επηρεάσει η συγκεκριμένη διαδικασία το ενδιαφερόμενο άτομο; Πότε, σε ποιους και υπό ποιες προϋποθέσεις θα επιτρέπεται πρόσβαση προς αυτές;
Στρατηγικές διαχείρισης δεδομένων
Εκεί που προηγουμένως τα στελέχη του ΙΤ είχαν μια γενική εικόνα για τη ροή των δεδομένων εντός του οργανισμού, τώρα πλέον θα πρέπει να έχουν συγκεκριμένες διαδικασίες διαχείρισης και αποθήκευσης των προσωπικών δεδομένων που προέρχονται από διάφορες κατευθύνσεις όπως:
- τα στοιχεία των πελατών που διατηρεί το μάρκετινγκ
- οι προσωπικές πληροφορίες που υπάρχουν σε υπηρεσίες cloud.
- τα προσωπικά στοιχεία που καταγράφονται από την είσοδο κοινού και την αλληλεπίδραση με τα εταιρικά websites.
Τα δεδομένα αυτά θα πρέπει να διακινούνται με διαφάνεια αλλά και ασφάλεια, έτσι ώστε το κοινό που αλληλεπιδρά με τον οργανισμό να γνωρίζει επακριβώς την τύχη των προσωπικών του δεδομένων, αλλά και να υπάρχει σαφής διαδρομή αυτών των δεδομένων για τις ελεγκτικές αρχές, ώστε να εκτιμούν την ορθή συγκρότηση του συστήματος.
Ασφαλείς ολοκληρωμένες λύσεις από έμπειρους συνεργάτες
Πολύ κρίσιμη είναι η διαχείριση δεδομένων σε επιχειρήσεις που υποδέχονται, ψηφιοποιούν, αντιγράφουν, τυπώνουν έγγραφα, παρέχουν υπηρεσίες εμπορικών εκτυπώσεων, διαχειρίζονται έγγραφα ευαίσθητου νομικού χαρακτήρα κοκ. Εδώ θα βοηθήσει πάρα πολύ αν ο προμηθευτής μας μπορεί να μας παράσχει μια ολοκληρωμένη δομή εκτυπωτικού εξοπλισμού, software και χαρακτηριστικών ασφάλειας, που να καλύπτουν τις συσκευές, τα δίκτυά μας, τα ίδια τα έγγραφα, αλλά και τις διαδικασίες της επιχείρησης που άπτονται της διαχείρισης των εγγράφων.
Ένας τέτοιος πάροχος τεχνολογίας και συνεργάτης στο σχεδιασμό και υλοποίηση ενός ασφαλούς οικοσυστήματος διαχείρισης εγγράφων είναι η Canon. Ως πρωτοπόρος στην ανάπτυξη καινοτόμων λύσεων εκτύπωσης και διαχείρισης πληροφοριών για το γραφείο και τις επιχειρήσεις, η Canon συνεργάζεται με τους πελάτες για να τους βοηθήσει να υιοθετήσουν μια προσέγγιση χωρίς αποκλεισμούς όσον αφορά την ασφάλεια των πληροφοριών, η οποία λαμβάνει υπόψη τις επιπτώσεις της τεχνολογίας μας για το γραφείο στο πλαίσιο της ασφάλειας του ευρύτερου οικοσυστήματος πληροφοριών.
Για περισσότερες πληροφορίες επισκεφθείτε το site της Canon, https://www.canon.gr/office-security/, όπου θα βρείτε πλήρη ενημέρωση για την ασφάλεια δεδομένων σε περιβάλλοντα γραφείου.
