Πως η ηλεκτρονική τιμολόγηση γίνεται η “Ψηφιακή γέφυρα” που ενώνει τις εταιρείες μεταξύ τους αλλά και με το κράτος
Η πιστοποίηση της χρέωσης ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας στο παρελθόν ήταν συνυφασμένη με την εικόνα ενός ανθρώπου που κόβει με ακρίβεια το κομμάτι ενός χάρτινου παρστατικού που προηγουμένως έχει συμπληρώσει. Εξέλιξη θα μπορούσε να θεωρηθεί η πληκτρολόγηση και η εκτύπωσή του από ένα θεωρητικά προηγμένο σύστημα, αλλά και αυτές οι εικόνες σύντομα θα είναι παρωχημένες.
Ήδη χιλιάδες επιχειρήσεις υιοθετούν την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση, ενώ η ΑΑΔΕ υποχρεώνει από 1/1/2021 όλα τα παραστατικά των εταιρειών να “ανεβαίνουν” ηλεκτρονικά στην πλατφόρμα myDATA. Πρόκειται μάλλον για το πιο δυναμικό βήμα του Υπουργείου Οικονομικών για τον ψηφιακό μετασχηματισμό στα λογιστήρια των επιχειρήσεων.
Η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση πάντως δεν είναι κάτι νέο στην Ελλάδα. Για παράδειγμα, η εξειδικευμένη εταιρεία Retail-Link του ομίλου Entersoft, δραστηριοποιείται εδώ και 17 χρόνια στη λεγόμενη αγορά της εφοδιαστικής αλυσίδας, εφαρμόζοντας τις πιο ολοκληρωμένες λύσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Μέσα από την πλατφόρμα της εταιρείας “e-Τιμολόγησή μου”, διασυνδέονται καθημερινά πάνω από 55.000 εταιρείες σε 12 χώρες, ενώ διακινούνται περισσότερα από 18 εκατομμύρια παραστατικά ετησίως, με διεθνώς αναγνωρισμένα πρότυπα ποιότητας και ασφάλειας. Πρόσφατα μάλιστα η Retail-Link πιστοποιήθηκε από την ΑΑΔΕ ως πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ενώ για B2G συναλλαγές έχει πιστοποιηθεί ως “Peppol Access Point”.
Τι κερδίζεις με την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση
Τα οφέλη για μία εταιρεία που θα υιοθετήσει λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι πλέον αρκετά, αποδεδειγμένα και μετρήσιμα. Αρχικά μείωση κόστους τιμολόγησης κατά 60% περίπου και επιστροφή επί της επένδυσης (ROI) σε μόλις 2 μήνες. Συγκεκριμένα το κόστος για κάθε χάρτινο παραστατικό είναι περίπου 2-5 ευρώ, ενώ για το ηλεκτρονικό μόλις 0,10 ευρώ. Επίσης ο διαχειριστικός μέσος χρόνος από 8-12 λεπτά, μειώνεται στα 1-2 λεπτά της ώρας. Παράλληλα, οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες έκδοσης, αποστολής, έγκρισης και αρχειοθέτησης των παραστατικών, μειώνουν το χρόνο πληρωμής των τιμολογίων με θετικό αντίκρισμα στο cash flow, ενώ η δυνατότητα κατάργησης των φορολογικών μηχανισμών είναι ένα ακόμη σημαντικό κίνητρο.
Την ίδια στιγμή, οι φορολογικές αρχές δείχνουν την κατεύθυνση μέσω φορολογικών κινήτρων που περιγράφονται αναλυτικά στο άρθρο 71ΣΤ του νόμου Ν. 4172/2013 με τίτλο “Κίνητρα για την εφαρµογή της ηλεκτρονικής τιµολόγησης”, όπως φορολογικές διευκολύνσεις (μείωση κατά 2 έτη του χρόνου τήρησης βιβλίων και στοιχείων για λόγους φορολογικού ελέγχου, μείωση του χρόνου επιστροφής φόρου στις 45 μέρες) και επενδυτικές φοροαπαλλαγές (ολοσχερής απόσβεση αρχικής δαπάνης στο 1ο έτος). Είναι σαφές λοιπόν το πώς θα πρέπει να κινηθούν οι εταιρείες στο θέμα διαχείρισης των τιμολογίων τους.
Ηλεκτρονική Τιμολόγηση και ασφάλεια
Προφανώς όλη η διαδικασία τιμολόγησης όπως και τα σχετικά δεδομένα που ανταλλάσσονται ηλεκτρονικά, είναι εμπιστευτικά και χρήζουν της μέγιστης δυνατής ασφάλειας. Εταιρείες όπως η Retail-Link, εξασφαλίζουν την ασφάλεια αυτή μέσω πιστοποίησης ISO 27001, συμβάσεων εμπιστευτικότητας, καθώς και από τη χρήση διεθνώς αναγνωρισμένων προτύπων.
Κρίσιμο είναι επίσης και κατά πόσο η εταιρεία που προσφέρει λύση Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, έχει απόλυτη γνώση αλλά και εμπλοκή στο σχεδιασμό αυτής της νέας “ψηφιακής γέφυρας” που χτίζεται μεταξύ κράτους-αγοράς. Η Retail-Link για παράδειγμα, συμμετείχε από την αρχή στην κοινή ομάδα εργασίας του Συνδέσμου Επιχειρήσεων Πληροφορικής & Επικοινωνιών Ελλάδας (ΣΕΠΕ) με το Υπουργείο Οικονομικών. Μέσα από αυτή τη διαδικασία επικοινωνούσε διαρκώς με την ομάδα ανάπτυξης της πλατφόρμας myDATA του Υπουργείου, τεστάροντας και προτείνοντας βελτιώσεις. Όλη αυτή η βαθιά γνώση των διαδικασιών σε τεχνικό και σε επιχειρηματικό επίπεδο, περνά στη συνέχεια στην ίδια την προσφερόμενη λύση Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης.
Ηλεκτρονική τιμολόγηση με το Δημόσιο
Τι γίνεται με τις εταιρείες που προμηθεύουν το Δημόσιο; Ευρωπαϊκή οδηγία από το 2014 καθορίζει το ευρωπαϊκό πρότυπο έκδοσης ηλεκτρονικών παραστατικών και μεταξύ εταιρειών και Δημοσίου. Το πρότυπο αυτό πιστοποιεί ο οργανισμός Peppol. Η Retail-Link συμμετείχε στο ευρωπαϊκό πρόγραμμα “Interoperable elnvoicing in Greece (GRinv) – [20I6-EL-IA-0130]” μαζί με Φορείς του Δημοσίου υπό την επίβλεψη του ΠΑ.ΠΕΙ. και πιστοποιήθηκε ως “Peppol Access Point” για την ηλεκτρονική τιμολόγηση με το Δημόσιο, ενώ ως μέλος του “OpenPEPPOLAuthority” παρακολουθεί στενά τις εξελίξεις στον τομέα, ώστε πάντα να συμμορφώνεται με τα νέα πρότυπα.
Τι δεν είναι η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση
Πιθανόν κάποιοι συγχέουν το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο (e-invoice) με το ψηφιακό τιμολόγιο. Ψηφιακό τιμολόγιο μπορεί να είναι απλά ένα χάρτινο τιμολόγιο σε μορφή αρχείου PDF ή Word ή σε οποιαδήποτε άλλη μορφή που συνήθως αποστέλλεται με ένα απλό mail και δεν επιτρέπει την αυτόματη επεξεργασία των δεδομένων του και άρα την ελαχιστοποίηση του ανθρώπινου παράγοντα και κατ’ επέκταση των πιθανών λαθών. Αντίθετα, η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση είναι μια ολόκληρη διαδικασία: επιτρέπει την αυτόματη διαχείριση όλης της πορείας του παραστατικού αλλά και των δεδομένων του. Θα μπορούσαμε να πούμε πως με την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση δεν ανταλλάσσονται απλά κάποια αρχεία (τιμολόγια), αλλά ένα σύνολο δεδομένων που μπορούν να αναγνωριστούν ηλεκτρονικά, να επεξεργαστούν, να κρυπτογραφηθούν, να αποσταλούν κ.λπ., ενώ παράλληλα, αντί της αδόμητης διαδικασίας ανταλλαγής mails επιβεβαίωσης-ενημέρωσης για την παραλαβή, την αποδοχή παραστατικών, την ενημέρωση της ΑΑΔΕ κ.λπ., ισχυρά διαδικτυακά διαχειριστικά εργαλεία μαζικής επεξεργασίας (portals) οργανώνουν και αυτοματοποιούν τη διαδικασία, ελαχιστοποιώντας χρόνο, κόστος και πιθανότητες ανθρώπινων λαθών. Χωρίς αυτό το πλαίσιο, η τιμολόγηση δεν είναι όπως πρέπει να είναι.
