Τoυ Δημήτρη Ίσαρη, oικονομολόγου, φοροτεχνικού, προέδρου του Συλλόγου Οικονομολόγων Λογιστών Πειραιά (ΣΟΛΠ) και υποψήφιου με το ΔΗΚΙΟ στις εκλογές του Οικονομικού Επιμελητηρίου Ελλάδος
Ο ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΟΣ κλάδος αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι του τουρισμού κάθε χώρας. Η ξενοδοχειακή βιομηχανία γενικά βρίσκεται σε αλματώδη ανάπτυξη τις τελευταίες δεκαετίες, σε όλο τον κόσμο. Το βασικό προϊόν που προσφέρει ο κλάδος είναι η φιλοξενία και συγκεκριμένα η παροχή διαμονής και η προσφορά στους πελάτες διαφόρων υπηρεσιών συνδεδεμένων με τη διαμονή, την αναψυχή, την ξεκούραση, την ευεξία κ.λπ. Το βασικό λογιστικό βιβλίο που χρησιμοποιούσαν μέχρι πριν από 3 χρόνια ήταν η Κατάσταση Ημερήσιας Κίνησης Πελατών (MainCourante ή M/C).
ΣΤΗΝ ΥΠΗΡΕΣΙΑ τήρησης λογαριασμών πελατών τηρείται το πολύστηλο λογιστικό βιβλίο παρακολούθησης λογαριασμών πελατών ή κατάσταση ημερήσιας κίνησης πελατών ή maincourante που αποτελεί συγχρόνως το αναλυτικό καθολικό του πρωτοβάθμιου λογαριασμού «Πελάτες». Σε αυτό το βιβλίο παρακολουθούνται αναλυτικά οι χρεώσεις του πελάτη, ανάλογα με τις καταναλώσεις του και τα έσοδα του ξενοδοχείου ανά κλάδο εκμετάλλευσης.
Με βάση το maincourante ενημερώνεται και το λογιστήριο της επιχείρησης, αφού χωρίς αυτό το βιβλίο ο λογιστής δεν θα μπορούσε να είναι γνώστης των επιμέρους οικονομικών πράξεων που συντελούνται εντός της ξενοδοχειακής – τουριστικής μονάδας.
ΤΟ ΒΙΒΛΙΟ maincourante, εκτός από το αναλυτικό καθολικό του πρωτοβάθμιου λογαριασμού «Πελάτες», μπορούμε να πούμε ότι είναι και το αναλυτικό καθολικό του λογαριασμού «Πωλήσεως Υπηρεσιών» της επιχείρησης. Το βιβλίο αυτό είναι το σπουδαιότερο βιβλίο σε μια ξενοδοχειακή επιχείρηση, καθώς από αυτό απορρέουν όλες οι απαιτήσεις της επιχείρησης προς τον πελάτη.
ΟΤΑΝ αφιχθεί ο πελάτης στη ρεσεψιόν του ξενοδοχείου και είναι έτοιμος για το check-in, ο υπεύθυνος υπάλληλος για τη συμπλήρωση του βιβλίου maincourante ανοίγει λογαριασμό στο ονοματεπώνυμο του πελάτη, ενημερώνει το εν λόγω βιβλίο βάσει ποιας συμφωνίας θα χρεωθεί (αν υπάρχει κάποια ιδιαίτερη συμφωνία π.χ. κάποιο «πακέτο») και τέλος υπογράφει ο πελάτης ως αποδοχή των αναγραφόμενων. Ο υπεύθυνος υπάλληλος ανανεώνει τον λογαριασμό του πελάτη στο maincourante με κάθε νέα κατανάλωση (άρα και χρέωση) του πελάτη, μέχρι και τη στιγμή της αναχώρησής του από την ξενοδοχειακή μονάδα (check-out).
ΟΠΩΣ είναι γνωστό, όλα τα τηρούμενα βιβλία, με βάση τις διατάξεις του ΚΒΣ, ενημερώνονται μετά την έκδοση του σχετικού παραστατικού πώλησης. Μάλιστα, με την εφαρμογή των διαφόρων μηχανογραφικών προγραμμάτων, η έκδοση του παραστατικού συνεπάγεται την άμεση ενημέρωση του Ημερολογίου ή του Αναλυτικού Ημερολογίου Πωλήσεων.
ΣΕ Ο,ΤΙ αφορά τις ξενοδοχειακές επιχειρήσεις, υπάρχει η δυνατότητα (όχι και η υποχρέωση) να γίνεται τμηματική χρέωση του πελάτη, σε ημερήσια βάση, πριν από την έκδοση της ΑΠΥ, η οποία θα εκδοθεί κατά την αναχώρησή του.
ΑΥΤΗ η τμηματική ημερήσια χρέωση (με τη συμπλήρωση του 24ώρου, συνήθως στις 12.00 το μεσημέρι) μεταφέρεται σε ένα βοηθητικό ημερολόγιο που ονομάζεται MainCourante. Στη συνέχεια, θα ακολουθήσει η έκδοση της ΑΠΥ, με την ολοκλήρωση των υπηρεσιών. Είναι σαφές ότι η ανωτέρω διαδικασία, παρότι δεν προβλέπεται από κάποια διάταξη του ΚΒΣ, διευκολύνει τον εσωτερικό, αλλά και τον φορολογικό έλεγχο, με αποτέλεσμα να επιτρέπεται η τήρηση αυτού του Βιβλίου από τις ξενοδοχειακές επιχειρήσεις, οι οποίες εξάλλου, με αυτόν τον τρόπο, εξυπηρετούν την εσωτερική τους οργάνωση.
ΣΧΕΤΙΚΗ είναι η αναφορά της (βασικής) εγκυκλίου του ΚΒΣ, ΠΟΛ. 3/1992 (ερμηνεία των διατάξεων του ΠΔ 186/1992), στο βιβλίο MainCourante: «Σημειώνεται ότι οι ξενοδοχειακές επιχειρήσεις μπορούν να καταχωρίζουν τα έσοδά τους στα τηρούμενα βιβλία, από το Ημερολόγιο-Ισοζύγιο (MainCourante), το οποίο τηρείται από πολλών ετών από τις επιχειρήσεις αυτές». Τέλος, με την ΠΟΛ 1225/18-9-2002, επί μηχανογραφικής τήρησης των βιβλίων, ορίστηκε ότι το βιβλίο MainCourante τηρείται αθεώρητο. Η παροχή υπηρεσιών γίνεται στους διάφορους κλάδους του ξενοδοχείου, με ειδικά χρεωστικά δελτία για κάθε περίπτωση, με τα οποία ενημερώνεται το λογιστήριο.
Η ΓΡΑΜΜΟΓΡΑΦΗΣΗ της maincourante εξαρτάται:
1) Από το μέγεθος του ξενοδοχείου,
2) Τον αριθμό και το είδος των δωματίων που διαθέτει
3) Τα κέντρα εκμετάλλευσης που διαθέτει η επιχείρηση π.χ. mini market, nightclub / beachbar, σπα / σάουνα, εστιατόριο κ.λπ.
ΜΕ ΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ των myData τα τελευταία 3 χρόνια οι μεγάλες ξενοδοχειακές εγκαταστάσεις χρησιμοποιούν πλέον την κατάσταση MainCourante μόνο για ιδία χρήση και εσωτερικό έλεγχο του ξενοδοχείου. Ο βασικός λόγος είναι ότι πλέον με τα myData η ενημέρωση και των Λογιστικών Βιβλίων, αλλά και της πλατφόρμας, γίνεται μόνο κατά την έκδοση του τιμολογίου που περιλαμβάνει το σύνολο της διαμονής για τον κάθε πελάτη, και το σύνολο των αποδείξεων από τα λοιπά τμήματα του ξενοδοχείου που έχουν ήδη διαβιβαστεί στα myData.
ΤΑ ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ εσόδων που εκδίδουν τα ξενοδοχεία αφορούν τις συναλλαγές που διενεργούν κυρίως για την πώληση υπηρεσιών διαμονής, τα έσοδα από κατανάλωση (π.χ. εστίαση, μπαρ), καθώς και τις λοιπές υπηρεσίες που παρέχονται κατά το χρονικό διάστημα της διαμονής των πελατών τους.
ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΑ, τα παραστατικά που εκδίδονται είναι για συναλλαγές ημεδαπής αλλοδαπής, είτε η τελική ΑΠΥ για συναλλαγές λιανικής B2C, είτε το τελικό ΤΠΥ για συναλλαγές χονδρικής B2B.
